Хранение финансовых документов

Практически все суммы, указанные в вашей налоговой декларации, должны быть подтверждены документально. Исключение составляют только доходы, на которые документов не существует — чаевые, например :).

Думаю, многие знают, что хранить финансовые документы в Канаде следует не менее 6 лет. Именно за такой период налоговая служба может провести аудит вашей декларации и попросить прислать подтверждающие документы. Например:

• чеки на медицинские расходы;
• проездные билеты (transit pass);
• отчеты по банковским счетам (bank statement);
• счета и чеки на расходы на детские сады, няню, детские лагеря;
• различные формы (Т4, Т2202, Т3, Т5 и прочие), подтверждающие доходы и расходы, на основании которых заполняется декларация;
• все документы по бизнесу для индивидуальных предпринимателей;
• собственно саму заполненную декларацию;
• и прочее.

В каком виде хранить документы — бумажном или электронном?

Если вы получили документ на бумаге, то обязательно сделайте его скан или фото. Особенно это касается кассовых чеков, т.к. они имеют свойство выцветать со временем. Если возникнет необходимость отправить документы в налоговую службу, эти копии вам очень пригодятся. Бумажные оригиналы, в принципе, можно после этого и не хранить, но я бы на всякий случай не выбрасывала :).

Если вы обычно просматриваете документы на сайте организации, их выпустившей, обязательно скачивайте себе для хранения файл. Потому что через несколько лет может оказаться, что нужной вам бумажки на сайте уже нет. Это касается банковских отчетов (statement), счетов за телефон, газ, электричество и прочие коммунальные услуги (если вы списывали эти расходы) и т.д.

Как и на каком носителе хранить электронные документы, это ваш выбор. Главное, чтобы они были защищены от потери и были удобно структурированы. Разделите все документы одного года по месяцам, видам доходов/расходов и тогда, в случае необходимости, вы легко сможете найти нужное.

Если для заполнения декларации вам требовалось производить какие-то расчеты, заполнять таблицы, то не забывайте их тоже сохранять вместе с подробными комментариями что вы считали и зачем. Поверьте, через несколько лет вы с удивлением будете смотреть на свои подсчеты и с трудом вспомните что это было :).

Вся эта информация касается не только тех налогоплательщиков, кто заполняет декларации самостоятельно, но и тех, кто обращается к специалистам. Я настоятельно советую иметь копии всех документов, даже если ваш бухгалтер полностью ведет ваши налоговые дела. Помните, что за уплату налогов несете ответственность только вы и никто другой :).

Буду рада обсудить ваши вопросы в комментариях.

Также задать вопрос бухгалтеру вы можете по этой ссылке.